Margill Loan Manager: Amount Due at current date or any date to « get back on track »

A most appreciated feature in Margill Loan Manager (MLM) is its quick access to four variables, accessible in the reports or in the Main window, that allow the user to instantly see the amount that must be paid by the Borrower to « get back on track » if one or several payments are missed, partial or late.

Variables:

  • Amount due at Current Date (For final balance = 0.00)
  • Amount due at Current Date (For final balance = original balance)
  • Amount due report End Date (For final balance = 0.00)
  • Amount due report End Date (For final balance = original balance)

Example:

  • Loan amount: 25,000
  • Principal and interest payments for 18 months
  • Regular payment should be 1487.08 with a last payment of a few cents less.

Below is the payment schedule based on contract that would yield a balance of 0.00 if full payments were made on time:

Let’s suppose payment 4 is missed and payment 5 is partial, leading a hypothetical final balance of 2731.16 (in principal, interest and maybe fees had these been added):

Borrower calls you up today January 10, 2022 to know how much he must pay to be back on track. The amount can be seen in the Main window with the appropriate variable. In this case « Amount due at Current Date (For final balance = 0.00) ». So the Borrower would have to pay 2490.25 (today) so that the final balance of 2731.16 (in the year 2023) becomes 0.00. The difference is due to interest accrued on a higher amount if the outstanding amount is paid in the future as opposed to today.

If there had been a residual value, the proper variable would have been « Amount due at Current Date (For final balance = original balance) »

If Borrower wished to know the amount due at another date than today, then a report (Record List) would have been produced to get the data with one of the two variables « Amount due report End Date ».

Or you could have gone in the loan itself, inserted a line on the date, right click > Payments > Payments Adjusted for Balance = 0.00 (or Balance = X).

 

Activate this option in Tools > Settings > System Setting (Admin…)

 

For « up to current date » calculations, it is strongly advised to use the Automatic / Overnight tasks which compute totals during the night as opposed to when launching Margill in the morning.

Je dois calculer un prêt et une hypothèque dont les paiements sont irréguliers. Comment faire avec Margill?

Question : Je dois calculer un prêt et une hypothèque dont les paiements sont irréguliers. Comment faire avec Margill?

Réponse : Ce calcul se fait facilement avec le calcul « Paiements périodiques (Amortissement) »

Aller à l’onglet « Calculs » ou appuyer sur « Nouveau calcul » et choisir le calcul « Paiements périodiques (Amortissement) » :

Dans la fenêtre de saisie des données de base, choisir la Méthode de calcul (intérêt composé ou intérêt simple), inscrire les dates, le taux d’intérêt, la fréquence de composition (aussi connu sous le terme « capitalisation »)(au Canada, une hypothèque serait composée Semestriellement alors qu’ailleurs ce serait généralement Mensuellement)(un prêt normal est généralement composé Mensuellement).

La Fréquence de paiements permet de spécifier si les paiements devraient (selon le contrat) être payés mensuellement, à la semaine, aux deux semaines etc. Pour une fréquence de paiements par semaine par exemple, choisir l’option « Par jours » et mettre 7.

Inscrire le montant du prêt ou de l’hypothèque (Capital), le nombre de paiements prévus selon le contrat.

Le montant du Paiement peut être inscrit ou laissé vide (si vide, il sera calculé automatiquement).

À cette étape nous inscrivons les données selon les modalités du contrat et non ce qui se passe réellement (paiements non payés, en retard, partiels, paiements supplémentaires, frais, etc.). Nous allons adapter l’échéancier de paiements par la suite.

Une fois les données inscrites, appuyer sur Calculer  pour ainsi produire le Calendrier de paiements (ou échéancier) préliminaire (théorique basé sur le contrat) que vous pouvez complètement modifier selon les paiements réellement effectués :


NOTE pour paiements vraiment irréguliers :

Si vous aviez des paiements tout à fait irréguliers, vous auriez pu choisir « Irrégulière » pour Fréquence de paiements puis « Ajouter Paiements irréguliers ». Vous pouvez donc inscrire vos paiements manuellement ou par une simple feuille Excel (appuyer sur ? pour voir un exemple de feuille Excel) :


Modifions notre échéancier avec les vrais paiements effectués et manqués. L’on peut changer les dates, les paiements et ajouter des Commentaires. On peut changer les colonnes avec les *.

Remarquer l’insertion d’un frais de 25,00 à la ligne 5 (donc -25 qui fait augmenter le solde) et d’un paiement supplémentaire à la ligne 9.

Pour insérer une ligne, utiliser soit les boutons à droit de la fenêtre :

ou le bouton droit de la souris qui offre une foule d’options avancées (le menu change selon qu’une seule ou plusieurs lignes sont sélectionnées) :

Commentaires additionnels :

  • L’ordre chronologique des dates doit être respectée (donc les dates doivent se suivre ou être la même date)
  • L’échéancier peut être sauvegardé et mise à jour de temps en temps avec les paiements réellement effectués
  • Du capital supplémentaire peut être ajouté avec un Paiement négatif (pour pouvoir ainsi calculer des marges de crédit)
  • Pour ajouter des vrais frais, la version Margill Droit devrait être utilisée (Module « Jugement » qui est utile pour les juristes mais aussi pour les comptables et non comptables)

Voir le très utile Manuel de démarrage rapide

Comment créer dans Margill un prêt pondéré complexe provenant de fonds FLI et FLS – Développement économique au Québec

Comment créer dans Margill un prêt pondéré complexe provenant de fonds FLI et FLS?

Les organismes de développement économique du Québec (MRC, CLD, SDE et villes) font souvent un seul prêt à l’entrepreneur mais composé de deux fonds: le Fonds local d’investissement (FLI) et le Fonds local de solidarité (FLS).

Ces prêts sont souvent à des taux d’intérêt différents mais pour l’entrepreneur (l’emprunteur), le taux d’intérêt est un taux pondéré tenant compte des paiements des deux prêts distincts. Ainsi, trois prêts sont créés dans le Gestionnaire de Prêts Margill pour que les montants puissent, pour la comptabilité, être isolés par fonds.

Nous désirons créer un prêt comportant 12 mois de moratoire de capital et pour rendre le tout un peu plus complexe, un paiement sera plus élevé que les paiements habituels (ceci afin de démontrer que l’échéancier de paiements peut être ajusté comme on veut pour, par exemple, ajuster les paiements en fonction du fonds de roulement de l’entrepreneur dans des industries saisonnières tel le tourisme et l’agriculture). Les 12 mois de moratoire seront suivis de 24 paiements de capital et intérêts.

  • Prêt total (Type = CLIENT) : Capital 85 000 / Taux inconnu à date (devra être calculé par Margill)
  • Portion FLI : Capital 50 000 / Taux 8%
  • Portion FLS : Capital 35 000 / Taux 17,25% (les taux sont exagérés afin d’obtenir des chiffres intéressants)

Les trois prêts doivent inclure des dates identiques : même date de déboursé et mêmes dates de paiements.

Créer les prêts FLI et FLS, adapter l’échéancier de paiements :

FLI: 

FLS: 

Pour le prêt pondéré maintenant, l’on doit créer un échéancier avec la somme des deux prêts tout en ne connaissant pas le taux d’intérêt. Nous trouverons le taux une fois l’échéancier complété (je conserve le taux de 17.25% puisque j’avais copié le prêt FLS tout en changeant le montant de capital).

Je me suis créé une petite feuille Excel afin de facilement adapter au besoin (la calculatrice est un peu moins fiable lorsque l’on a plusieurs montants) :

J’ai copié (dupliqué) l’un des prêts tout en modifiant le montant de capital à 85 000. Avec le calcul initial, peu importe le taux inscrit, j’arrive à cet échéancier que je dois adapter selon les paiements totaux  de la feuille Excel ci-dessus. Je recalculerai le taux une fois les montants inscrits (un travail de 2 minutes) :

Ligne 1 changé dans la cellule directement et les 11 lignes en « vrac » avec le bouton droit de la souris :

Ensuite les paiements « normaux » avec un changement en vrac (une fois de plus avec le bouton droit de la souris) :

Enfin, le dernier paiement :

Le solde n’étant pas à 0,00, je dois maintenant calculer mon taux pondéré (la partie excitante) :

Ci-dessous, le résultat de mon prêt CLIENT comprenant les bons paiements.

Le taux pondéré est donc de 11,824632%

On remarque cependant que pour les lignes en moratoire de capital (donc paiement que des intérêts courus)(encerclées en rouge ci-dessus) que les intérêts courus ne sont pas exactement égaux aux paiements. Ceci est purement mathématique et dû 1) à la présence de paiements en intérêt seulement combiné avec des paiements en capital et intérêt; 2) une période courte en début de prêt; 3) importante différence de taux d’intérêt entre les deux prêts qui ont ainsi des « vitesses » d’amortissement différents. Généralement, la différence entre le taux FLI et FLS n’est pas aussi significative et donc la différence moins flagrante.

Pour obtenir les intérêts courus = aux paiements respectifs, il faut alors calculer le taux ligne par ligne (ou  presque) :

Nous  aurions ainsi trois taux – je ne suggère pas cette précision qui n’est pas vraiment requise et ceci peut être confondant pour l’emprunteur :

—————————

La méthode expliquée ci-dessus peut être adoptée pour des échéanciers plus complexes et lorsque plus de deux fonds composent le prêt CLIENT (le prêt « Maître »).

Dans le Gestionnaire de Prêts, est-ce possible de changer une date de paiement pour tous les clients en même temps?

Q : Est-ce possible de changer une date de paiement pour tous les clients en même temps ? Ex. Si je voulais changer la date de tous les paiements du 25 mars au 26 mars ?

R : Ceci peut se faire en lot mais chaque date devra être modifiée. On ne peut faire que pour des lignes de type « Pmt à venir » ou de type « Pmt fait ».

  • Aller dans Outils > Enregistrer Pmts
  • Cocher « Utiliser un intervalle de dates »
  • Choisir entre le 25 mars 2021 et le 25 mars 2021 (ou autres dates)

Théoriquement on ne changerait que des dates d’États de ligne de type Pmt à venir et donc on ne cocherait pas « Inclure tous les États de ligne « Paiement » ».  Dans l’exemple ci-dessous j’ai coché cette option mais ordinairement on ne voudrait pas…

Il faut ensuite copier coller la date du 26 mars (la nouvelle date) et la modifier ligne par ligne (plus rapide de copier la date avec Ctrl c et de coller avec Ctrl v que de l’isncrire manuellement) :

Les lignes modifiées deviendront vert pâle. On doit respecter l’ordre chronologique des lignes :

Une fois les modificaton faites, appuyer sur « Soumettre » et les dates seront modifiées.

Calcul de la distribution des intérêts aux investisseurs dans des prêts et fonds participatifs/syndiqués complexes

Maximiser le rendement aux investisseurs tout en réduisant le risque par prêts participatifs

Les investisseurs sont toujours à la recherche de nouveaux moyens afin de maximiser leurs rendements. Investir dans des prêts privés à risque plus élevé est une façon de générer un rendement annuel de 10 à 20%. Bien entendu, l’un des objectifs est de réduire le risque et ceci peut être accompli lorsque plusieurs investisseurs participent à un prêt.

Dans les prêts commerciaux importants (de valeur monétaire relativement élevée) tels les prêts relais, les prêts aux entrepreneurs (pour démarrer ou développer une entreprise) ainsi que les prêts afin de financer les crédits d’impôt à court terme, de nombreux investisseurs peuvent participer ou regrouper leurs investissements afin de financer des projets de plus grande envergure. Des fonds basés sur des industries particulières ou selon le type de prêt sont souvent créés pour réduire le risque de chacun des investisseurs tout en offrant une flexibilité maximale à ces derniers.

Certains fonds et prêts participatifs/syndiqués permettent à l’investisseur d’investir dans un fond / prêt ou de s’en départir avant l’échéance du prêt. Un investisseur peut décider, par exemple, d’investir dans un prêt lorsque le projet immobilier atteint un jalon spécifique ou de s’en départir lorsqu’il estime qu’il existe une meilleure opportunité ailleurs (généralement dans un autre prêt ou fond de cette société et non un retrait total…).

Afin de minimiser le risque et de réduire les coûts pour l’emprunteur, dans certains prêts, notamment en prêts de construction, le capital est progressivement déboursé à l’emprunteur uniquement selon les besoins et sous réserve de la réalisation de certains jalons du projet. Ces nouveaux déboursés en capital sont financés par des investisseurs existants ou de nouveaux investisseurs qui adhérent au prêt ou au fonds. Ceci ajoute évidemment à la complexité du calcul de distribution des revenus aux investisseurs.

Les modèles de revenus pour l’investisseur varient considérablement : certains Administrateurs de fonds paieront l’investisseur, peu importe que l’emprunteur paie ou non les intérêts courus à chaque mois (revenus basés sur les intérêts courus) et d’autres paieront la portion respective des revenus aux investisseurs seulement si l’emprunteur paie au moins les intérêts courus (revenus de caisse). Qu’ils soient basés sur les intérêts courus ou sur la caisse, les revenus doivent être redistribués à chaque investisseur au prorata de son montant d’investissement tout en tenant compte de sa durée de participation (nombre de jours ou de mois de participation).

La Distribution des revenus aux Investisseurs : Mission impossible

Ces particularités et cette flexibilité entraînent cependant un casse-tête majeur pour les Administrateurs de fonds qui doivent gérer les revenus (revenus d’intérêts) de chaque investisseur en fonction du montant investi et de la période pour laquelle cet investisseur a été impliqué dans le prêt.

Il existe peu de logiciels pouvant gérer de telles complexités, et bien que des feuilles de calcul puissent être créées pour résoudre une partie du problème, le temps requis pour calculer les intérêts courus ou payés ainsi que la distribution aux investisseurs implique souvent un travail de plusieurs jours, sans parler des erreurs possibles.

Le calcul de l’intérêt est la première partie de l’équation, suivi de la préparation des états des compte, un processus qui devient long et ardu sans les outils appropriés.

Un logiciel de gestion des investisseurs à la rescousse !

La bonne nouvelle : il existe des solutions ! Le Gestionnaire de Prêts Margill, logiciel de classe mondiale et vendu dans plus de 40 pays, propose un module Investisseur hautement sophistiqué spécialement créé pour gérer les investissements irréguliers, les désinvestissements (oui, c’est un mot!), les paiements en intérêt et capital et bien sûr, le calcul de la distribution des revenus par investisseur.

Voici un exemple et incluons quelques difficultés facilement résolues…

Emprunteur ABC inc. bénéficie d’un crédit de 1 250 000 (pouvant être $, €, £, peu importe) à un taux de 12% annuellement pendant 12 mois. Les investisseurs reçoivent également ce rendement dans le prêt participatif/syndiqué.

  • Si les investisseurs devaient recevoir un rendement inférieur au taux d’intérêt chargé à l’emprunteur, ce taux inférieur serait inscrit, ou, lors de la production de rapports, un rapport ou un relevé personnalisé spécial pourrait être créé pour tenir compte de l’écart ou des revenus réservés à l’Administrateur du fonds.

Nous utiliserons l’intérêt composé, mensuellement (nous aurions pu faire le calcul en intérêt simple ou en intérêt composé à une autre fréquence, telle annuelle, semestrielle ou autre). Nous utiliserons également la méthode bancaire, nommée méthode du Taux effectif. Le comptage de jours sera le plus précis : Réel/Réel – aurait aussi pu être Réel/365, 30/360 ou Réel/360.

ABC doit payer les intérêts courus à chaque mois.

  • Premier retrait de 300 000 le 2 février 2019
  • 5 investisseurs souhaitent financer ce premier retrait :
  • Fonds A : 90 000
  • Fonds B : 75 000
  • Fonds C : 55 000
  • Fonds D : 40 000
  • Fonds E : 40 000

Avance de prêt initial de 300 000 :

Premier paiement d’intérêts prévu le 1er mars 2019. Le total des intérêts courus est de 2892,34. Les intérêts courus et la partie pour chacun des investisseurs sont automatiquement calculés. Nous attribuons à tous les fonds (les investisseurs dans ce cas). Les intérêts sont calculés au prorata pour chaque investisseur.

Ces paiements d’intérêt peuvent également être affichés en masse via l’outil Mise à jour de paiements (voir ci-dessous).

Événement spécial (réaffectation du capital) :

  • Fonds C : Retrait de 25 000 le 12 avril
  • Fonds A : Remplace Fond C pour 25 000 le même jour

Réaffectation du Fonds C au Fonds A :

Les paiements des intérêts du 1er mai et du 1er juin sont affichés avec l’outil Mise à jour de paiements. Cet outil peut afficher des paiements d’intérêt pour un ou plusieurs centaines de prêts, en quelques secondes.

Cet exemple n’a qu’un seul prêt mais ordinairement nous verrions tous les prêts du portefeuille…

Nous pouvons voir comment le paiement des intérêts de 3003,24 a été appliqué. Les rapports peuvent montrer les totaux complets du portefeuille pour chaque investisseur / fonds :

L’emprunteur fait un deuxième retrait (l’opération n’est pas montrée dans les images ci-dessous puisque la simple recette a été expliqué ci-dessus…) :

  • Deuxième retrait de 250 000 le 17 juin 2019
  • Fonds E : 100 000
  • Fonds F : 100 000
  • Fonds G : 50 000
  • Fonds C : Retrait de l’investissement au complet (30 000) le 2 juillet
  • Fonds E : Remplace Fonds C, à la même date

L’emprunteur hérite d’un oncle riche et rembourse 65 250 le 25 juillet. Les intérêts impayés sont d’abord remboursés et le solde paie le capital. Le paiement aurait également pu aller à 100% au capital avec l’option « Capital seulement ».

En bas de la fenêtre, on peut voir la répartition par fonds. On remarque que le Fonds C avait un solde de 0,00 mais un solde d’intérêts de 10,02 qui sera remboursé avec le paiement de 65 250.

Finalement, l’oncle riche n’a pas laissé assez à ABC donc il a besoin de plus d’argent (ces ajouts et le paiement des intérêts au 1er de chaque mois ne sont pas montrés ici puisque nous sommes maintenant experts dans l’ajout de ces transactions 😉) :

  • Troisième retrait de 600 000 le 3 octobre 2019
  • Fonds A : 200 000
  • Fonds E : 150 000
  • Fonds H : 175 000
  • Fonds I : 75 000

Pour le paiement du 1er novembre qui devait payer les intérêts courus (10 506,48), ABC ne peut en payer que 1000 (voir ci-dessous).

Le paiement des intérêts du 1er décembre serait alors beaucoup plus élevé pour couvrir les intérêts courus et en retard pour un total de 20 479,77.

La construction est maintenant complétée et le 18 janvier 2020, ABC décide de ne rembourser que 250 000. L’Administrateur décide que Fonds A sera remboursé en premier.

Les intérêts non payés (1653,76) sont d’abord remboursés à Fonds A exclusivement :

Le solde du paiement, 248 346,24, est ensuite versé en capital au Fonds A exclusivement – choix « Capital seulement » :

Finalement, le prêt en entier est remboursé le 14 février 2020. Tous les intérêts sont payés aux investisseurs ainsi que le capital portant le solde du prêt de 844 402,41 à 0,00 avec le bouton « Remboursement »:

Calendrier de paiements final :


Plusieurs autres options sont également disponibles dans le module, telles que :

  • Ajustements non monétaires du capital et des intérêts
  • Transferts partiels ou complets du capital et des intérêts de l’ancien prêt vers le nouveau prêt
  • Mauvaises créances

Un prêt peut inclure des dizaines d’investisseurs et un portefeuille de centaines d’investisseurs.


Le module Rapports permet la production de rapports à n’importe quelle date et n’importe quelle période pour tous les investisseurs / Fonds :

  • Tous les types de transactions (capital prêté, paiements en espèces, réaffectations, transferts, ajustements, créances irrécouvrables)
  • Solde en capital
  • Intérêts courus
  • Relevés de comptes personnalisés

Les rapports sont produits sous forme de feuilles de calcul (Excel) ou en format PDF.


À noter : ce module ne peut pas inclure de frais. Il est destiné à calculer le rendement de chaque investisseur. Un deuxième type de prêt pour les interactions avec l’emprunteur pourrait inclure des frais supplémentaires (frais administratifs, pénalités automatiques, etc.).


Pour de plus amples renseignements ce sur module spécial, contactez le Service à la clientèle de Margill : soutien@margill.com ou appelez le 450-621-8283.

Dans le Gestionnaire de Prêts comment afficher toutes les modifications qui ont été faites par un utilisateur à une date donnée?

Question : Comment afficher toutes les modifications qui ont été faites par un utilisateur à une date donnée?

Réponse :

Afficher et choisir tous les Dossiers dans la fenêtre Principale (Ctrl A).

Sous Outils > Divers > « Afficher l’historique des changements pour les Dossiers sélectionnés ».

Inscrire la ou les dates :

 

L’on peut voir les numéros de Dossiers, le nom d’utilisateur qui a fait la modification, date et heure de la modification, la description de la modification et les données avant et après.

Seules les modifications par rapport au prêt seront affichées – si par exemple, l’adresse d’un Emprunteur a été modifiée, celle-ci ne sera pas affichée.

Comment créer un prêt avec moratoire sur le capital pour les 6 premiers mois?

Comment créer un prêt avec moratoire sur le capital pour les 6 premiers mois?

Exemple: Prêt de 5 ans (60 mois)  de 50 000 dont les 6 premiers mois sont en moratoire de capital. Inscrire ces données dans la fenêtre Données puis Calculer :

Dans le Calendrier de paiements, surligner les 6 premières lignes > bouton droit de la souris > Paiement(s) > Paiement de l’intérêt seulement :

Parce que les 6 premières lignes ne paient que de l’intérêt, le solde final du prêt (5 ans) devient 5698.90.

Nous avons deux options :

Option 1. Recalculer le paiement pour les 54 mois restants pour arriver à un solde = 0.00

Surligner les 54 lignes > bouton droit de la souris > Paiement(s) > Ajuster paiements pour solde = 0.00 :

Nous avons ainsi l’échéancier complet :

J’avais aussi coché (puis décoché) en fin de calendrier, à gauche, l’option Solde = 0,00 afin d’ajuster mon dernier paiement pour arriver au solde de 0,00.

 

Option 2. Au lieu de recalculer le paiement des 54 paiements restant (total 5 ans), nous désirons ajouter 6 mois de plus au prêt (donc 5 ans et demi) :

Appuyer sur ce bouton à droite du Calendrier (ou bouton droit de la souris)

La date s’ajuste automatiquement au prochain paiement régulier; changer à 6 paiements.

Avec un échéancier régulier et cet ajout de 6 lignes avec paiement normal, je serais arrivé à un solde = 0,00 (ou à quelques sous près) mais pusique mon premier paiement n’était pas exactement un mois après la date de début, je me retrouve avec un solde de 100,58. Je dois ainsi ajuster les paiements pour Solde = 0,00

Le paiement augmente légèrement à 949.30 (dernier paiement de 949.24) poru donner un solde de 0,00 et échéancier complet de 66 mois.

La gestion de prets avec Excel ? Pieges et alternatives

Je suis un grand fan du logiciel Excel. À mon avis, c’est l’un des logiciels les plus utiles et importants sur le marché. J’ai commencé à utiliser des feuilles de calcul voilà bien des années avec Lotus 123, un excellent outil qui a perdu la bataille contre le géant Microsoft. Excel peut être utilisé de multiples façons et chez Margill, nous l’utilisons couramment.

Avant de migrer vers le Gestionnaire de Prêts Margill, plusieurs – voire la majorité – de nos clients géraient leurs prêts, hypothèques, crédit-baux, marges de crédit avec Excel. Parmi nos grands clients, plusieurs utilisaient Excel pour traiter des centaines de millions de dollars et cela fonctionnait relativement bien. Excel est génial pour sa flexibilité et sa puissance permettant de manuellement adapter un prêt à des situations très particulières.

Les feuilles de calcul ont cependant des inconvénients majeurs et, en tant que responsable de la migration des clients d’Excel vers le Gestionnaire de Prêts, j’ai eu le plaisir de voir des centaines de feuilles de calcul et les inconvénients qui en résultent. Voici ce que j’ai pu observer au fil des années :

1. Éventuellement, il y a trop de prêts

Bien qu’Excel puisse faire un travail acceptable pour un nombre limité de prêts, quand il y en a trop, la quantité de données devient trop élevée et les échéanciers (de paiements) deviennent ingérables. Trouver les données et les mettre à jour devient mission impossible.

2. Prêts irréguliers et paiements manqués / en retard / partiels

Une des lacunes majeures d’Excel se trouve dans la gestion des paiements manqués, en retard ou partiels. Excel convient bien pour les paiements réguliers lorsque ceux-ci sont payés tels que prévus, sur la base du contrat de prêt (exemple : 60 paiements de 500,00 $ le 1er de chaque mois). Lorsque les paiements ne sont pas effectués tel que prévu, la mise à jour de la feuille de calcul devient tout un défi! De plus, la mise à jour manuellement de quelques dizaines de prêts peut prendre des heures et quelques centaines, une journée entière. Le processus de gestion des paiements devrait prendre des minutes et non des heures!

En ce qui a trait aux marges de crédit ou lorsque les paiements ne sont pas définis à l’avance, Excel n’est pas le logiciel idéal. Essayez d’importer 500 nouveaux paiements ou des avances en capital à diverses dates pour plusieurs prêts. Dans Excel, d’après mon expérience, ceci ne peut se faire que manuellement, et non en lot. Un bon logiciel de prêts permet facilement l’importation de ces paiements et avances ad hoc et le calcul d’intérêt s’actualise en quelques secondes.

3. Taux d’intérêt variables

Pour les prêts basés sur le taux d’escompte ou LIBOR, par exemple, nous avons été chanceux au courant des dernières années puisque les taux étaient assez stables, rendant ainsi les choses plus ou moins faciles à gérer via Excel. Maintenant que les taux de référence augmentent plus régulièrement, la mise à jour des prêts avec Excel représente un véritable défi puisque les taux doivent être mis à jour manuellement, prêt par prêt. Un bon logiciel de gestion de prêts permet la mise à jour en lot.

Souvent, lorsque des prêts comprennent un moratoire de capital (paiement de l’intérêt seulement) et que les intérêts sont calculés en tenant compte d’un taux de référence, lorsque le taux d’intérêt change, les paiements doivent être ajustés. Peu importe le volume de prêts, ceci devient ingérable avec Excel car, selon mon expérience, on ne peut facilement demander à Excel d’ajuster le paiement afin de ne payer que les intérêts. Il existe certainement un moyen de programmer une macro spéciale pour ce faire, mais encore une fois, ce n’est pas facile. D’ailleurs, très peu de logiciels de prêts offrent cette option sophistiquée.

4. Les données ne se trouvent pas facilement

Lorsque l’on fait une démo de Margill ou une importation de données, nous avons l’occasion d’examiner beaucoup de feuilles Excel des clients. La recherche d’un simple prêt dans ces feuilles est souvent un grand défi! Mauvais dossier, mauvaise feuille de calcul, mauvais onglet… Bref, vous comprenez… Trouver le bon prêt devrait prendre au plus quelques secondes, non pas une minute!

5. Les erreurs de calculs

Tout utilisateur de feuilles de calcul en comprend les risques. Excel est un logiciel formidable, mais les erreurs humaines constituent un problème majeur puisqu’il offre une grande souplesse. Cette souplesse est cependant accompagnée par un risque important d’erreurs. De nombreuses études ont été réalisées au fil des années pour tenter d’évaluer les montants perdus (ou gagnés par une autre personne) en raison des erreurs humaines. Ce même risque d’erreur s’applique à la gestion des prêts avec Excel.

Un excellent article peut être consulté ici sur le sujet (en anglais) : Excel errors: How Microsoft’s spreadsheet may be hazardous to your health

6. Facturation de frais quand le paiement est manquant

J’ai constaté qu’un grand nombre de prêteurs professionnels incluent dans leurs contrats, une clause qui stipule que des frais seront facturés à l’emprunteur pour des paiements en retard ou manqués. Étant donné la difficulté d’ajouter ces frais dans une feuille Excel, c’est-à-dire l’ajout manuel à chacun des prêts, malheureusement, les frais ne sont pas toujours facturés et finissent par être un manque à gagner. Pire encore, voyant qu’il n’est pas pénalisé, l’emprunteur n’est pas encouragé à changer ses mauvaises habitudes.

Des solutions de haute qualité de gestion des prêts devraient comporter des outils permettant l’ajout automatique de frais de retard ou de non-paiement. De plus, le client devrait être avisé automatiquement par courriel ou par message texte, quelques jours avant, qu’un paiement sera prélevé dans son compte de banque (pour ceux qui optent pour les paiements préautorisés) ou qu’un chèque doit être fait à une date précise.

7. Obtenir les données comptables pour des dates précises

Irritant majeur dans Excel : obtenir les données comptables/financières pour une période précise. La plupart des entreprises font des rapports à chaque mois ou à chaque trimestre, en fonction du mois de calendrier civil. Lorsque les paiements sont dus et payés le 1er de chaque mois, il est relativement facile d’obtenir les intérêts courus et les soldes du 1er à la fin du mois avec Excel. Cependant, les paiements ne sont pas tous payables ou payés le 1er de chaque mois ou de chaque trimestre. Prenons un exemple : un prêt comprenant des paiements le 7ième jour de chaque mois. Je dois faire un rapport du 1er, à la fin du mois. Avec des paiements à des dates différentes, Excel n’est tout simplement pas en mesure de récupérer les intérêts et les soldes courus pour un mois civil (ou un trimestre ou une année), à moins d’insérer une ligne à la fin du mois divisant les intérêts en deux périodes du 1er au 7 et du 8 au 31, par exemple. L’ajout de telles lignes dans des centaines de prêts entrainera certainement l’épuisement… ou pire encore !

Un logiciel de gestion de prêts de haute qualité n’a aucun besoin de ces « lignes de rapports », car le moteur de calcul simulera automatiquement le début et la fin du mois, vous permettant ainsi de récupérer toutes les données pour n’importe quelle période désirée.

7a. Distinguer les intérêts courus et les intérêts payés

Dans le même ordre d’idées que le point 7 ci-dessus, Excel ne fait pas facilement la distinction entre les intérêts courus et les intérêts payés. Dans la plupart des feuilles de calcul, souvent il n’existe qu’une seule colonne « intérêt » qui calcule les intérêts utilisant une formule d’intérêt simple ou composé. Or, si un paiement est manqué, les intérêts s’accumulent mais ne sont pas payés.

Très rarement voit-on des feuilles de calcul bien conçues où l’intérêt non payé se retrouve non seulement dans la colonne de solde du prêt, mais aussi dans une colonne d’intérêt exigible qui, s’appuyant sur une séquence de remboursement standard, doit généralement être remboursé avant le capital. Ajoutez des frais et la feuille de calcul devient un désastre car aucune séquence de remboursement n’a été prévue. Ceci augmente alors considérablement le travail des comptables après coup !

8. Perte d’intérêt d’un jour et inclusion / exclusion du jour de début / fin

Enfin, mon piège préféré que j’ai constaté d’innombrables fois lors de paiements en fin de mois.

On pourrait se demander, un paiement effectué le 31 décembre est-il payé le matin, donc à 0h00, ou à la fin de la journée à minuit (24h00)? Personne ne se pose réellement cette question puisque le paiement est simplement payé à un moment quelconque de la journée (10h00, juste après le déjeuner, 16h00, qui sait… personne s’en soucie…). Personne n’entre l’heure du prêt ou du paiement, mais plutôt une date, puisque les intérêts ne sont pas calculés sur une base horaire, mais bien sur une base quotidienne. Un logiciel doit, lui, obligatoirement supposer qu’un prêt est décaissé ou un paiement reçu en début ou en fin de journée pour tenir compte d’une journée complète d’intérêt.

Selon les normes de l’industrie, lorsqu’un prêt est déboursé, les intérêts sont calculés le jour où l’argent est prêté mais aucun intérêt n’est calculé pour la date de la fin du prêt. Ainsi, pour un prêt débutant le 1er février (avec le premier paiement au 1er mars) et avec un paiement final 12 mois plus tard, les intérêts commencent le 1er février à 0h00, mais aucun intérêt n’est calculé à la date de fin du prêt du 1er février prochain (paiement #12). Donc, même si un solde existe à la date de fin du prêt, aucun intérêt ne sera rapporté pour cette journée. Voyons ceci d’une façon plus simple : une somme prêtée le 1er février et remboursée le 2 février aurait l’intérêt d’un jour, et non de deux. Un prêt du 1er février au 1er février de la même année, eh bien, n’aurait probablement aucun intérêt! Combien de jours y a-t-il entre le 1e février au 1er février ? Dans mon livre à moi, c’est zéro.

Donc, un paiement au 31 décembre est effectivement payé en début de journée, et non à minuit. Je nomme cette heure 0h00+. Dans Excel, si le 31 décembre est inscrit comme date de paiement, vous souhaitiez peut-être qu’il soit payé à minuit, mais il est en fait payé à 0h00 et devrait donc réduire le solde de ce montant au début de la journée et non à la fin. Le solde indiqué sur cette ligne de paiement dans Excel est donc celui du 31 à 0h00 et non à 24h00 (minuit). Il en va de même pour les intérêts calculés : également au 31 à 0h00 et non à 24h00 (minuit). Donc, en s’appuyant sur le paiement de cette ligne, les intérêts courus pour ce dernier jour (le 31) sont erronément ignorés et le solde que nous voulons au 31 à 24h00 est faux. Afin d’obtenir les bons montants avec Excel, une ligne doit être insérée dans la feuille au 1er du mois suivant afin de calculer les intérêts courus de la journée du 31. Encore une fois, l’ajout manuel de lignes supplémentaires devient impraticable dans un portfolio de quelques dizaines ou centaines de prêts dans Excel. De plus, chaque opération manuelle entraîne un risque supplémentaire d’erreur.

Votre opinion…

Vous avez fait face à des problèmes avec des feuilles de calcul pour gérer vos prêts? Faites-le moi savoir. Il me fera plaisir de partager vos histoires sur ce blogue.

Vous voulez remplacer Excel par un logiciel de gestion de prêts performant ?

Vous n’en pouvez plus de gérer vos prêts avec Excel? Il existe plusieurs bonnes solutions sur le marché mais en tant qu’employé chez Margill, je me permets de vous recommander « objectivement » ? notre produit, Gestionnaire de Prêts Margill. Il offre une grande flexibilité et précision !

Comment changer les paiements de chacun des mois pour que mon solde de prêt arrive à 0 $? Ré-amortissement…

Question :

Je cherche comment changer les paiements de chacun des mois pour que mon solde de prêt arrive à 0 $.

Il y avait un moratoire sur la dette donc j’ai changé les paiements à 0$ pour 6 mois et ensuite j’aimerais que ma cédule arrive à 0$ mais que ma date d’échéance reste la même, donc changer les paiements mensuels. Mais comment dois-je faire pour que cela se fasse?
Réponse :

Vous voulez donc, disons, « ré-amortir » le prêt…

Fort simple grâce au bouton droit de la souris.

  1. Vous choisissez les lignes dont le paiements doivent être ajustés, bouton droit de la souris.
  2. X sera 0,00 et voilà en 30 secondes les paiements sont recalculés

Je voudrais ajouter un nouveau capital à une cédule de remboursement d’un client. Comment faire?

Question :

Je voudrais ajouter un nouveau capital à une cédule de remboursement d’un client. Comment faire?

Réponse :

Très simple…. On ouvre le Calendrier de paiements (la cédule). On se positionne à la ligne en bas d’où on désire insérer le capital (disons que je veux ajouter 25 000$ le 1er janvier 2018) :

Bouton droit de la souris > Insérer une ligne :

 

Voir la ligne 7 ci-dessous :

  • Changer l’État de ligne à « Cap. add. (Prêt) »
  • Changer la date
  • Mettre le montant de capital en négatif (vous n’aurez pas le choix).

Vous pourrez même recalculer les paiements subséquents (bouton droit de la souris > Paiements > Ajuster paiements pour solde = 0.00) ou ajouter des paiements addtionnels en fin de Calendrier.