Gestionnaire de Prêts Margill – Document explicatif de Transition de « Perceptech » vers « VoPay »

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4  septembre 2024

La transition de Perceptech vers VoPay s’effectue en quelques minutes dans Margill. Simplement suivre les instructions ci-dessous et suivre le court « Assistant de transition » dans Margill.

1) Avant de faire la transition, il est important de savoir que les champs suivants sont obligatoires pour l’Emprunteur:

  • Nom, Prénom (ou Société), Adresse, Ville, Province, Pays, Code postal

Les formats ci-dessous sont aussi obligatoires, mais avec quelques allègements que nous avons ajouté par programmation dans Margill, voir le paragraphe **.

  • Province : Doit être un code provincial ou territorial valide à deux lettres (code alpha) – Québec = QC
    • Provinces et territoires : AB, BC, MB, NB, NL, NT, NS, NU, ON, PE, QC, SK, YT
  • Pays : Doit être un code de pays valide à deux lettres tel que défini par la norme ISO 3166-1 alpha-2 – Canada = CA
  • Ville: Ces caractères spéciaux ne sont pas permis : Virgule, souligné et parenthèses
  • Code postal : Doit être au format standard A9A 9A9 ou A9A9A9

** Pour la Province et le Pays, le GPM effectue les transformations nécessaires avant la transmission des paiements à VoPay lorsque les Provinces et Pays sont inscrits de certaines autres façons. Par exemple, si dans la fiche de l’Emprunteur il est inscrit Québec, Quebec, Qué ou Que, la Province sera automatiquement convertie à QC dans le fichier VoPay. Vous n’auriez donc pas à modifier vos données dans la base de données, mais ceci est tout de même suggéré.

Pour éviter des soucis de dernière minute, il est donc FORTEMENT suggéré de vérifier toutes ces données portant sur l’Emprunteur AVANT de faire la transition.  Vous devriez produire un rapport avec ces champs dans tous les Dossiers, les vérifier et vous pourrez les réimporter avec les corrections via une feuille Excel et les Changements globaux. Voir notre article pour effectuer cette opération : https://www.margill.com/fr/gestionnaire-de-prets-margill-mise-a-des-donnees-emprunteur-avec-les-changements-globaux-et-feuille-excel/. Notez que les accents sont permis.

2) Télécharger et installez la dernière version du Gestionnaire de Prêts Margill (version 5.6 de septembre 2024 – plusieurs correctifs mineurs ont été faits dans les versions antérieures 5.6) sur www.margill.com/go.

  • Si vous utilisez Margill en mode hébergé dans le Nuage (SAAS), la mise à jour sera effectuée pour vous à compter du mois de juillet. Prière de communiquer avec nous ([email protected]) pour nous aviser de votre date de transition désirée vers VoPay.

3) Un administrateur Margill doit ensuite aller dans Outils > Paramètres > section Modules > Paiements préautorisés.

Le fournisseur est actuellement « Perceptech (Canada) ».

Dans le menu déroulant, changer le fournisseur pour « VoPay ».

Vous obtiendrez ce message suivi d’autres fenêtres avec instructions :

Suivre les instructions. Inscrire la date de dernier prélèvement chez Perceptech à l’endroit demandé dans Margill tout en communicant cette date à Perceptech [email protected]. Le message est simple :

  • Notre société XYZ fera son dernier débit avec Perceptech le XX septembre 2024.

Si vous déposez vers plusieurs comptes bancaires, prière de le préciser.

NOTE : VoPay offre un service de crédit aux Emprunteurs. Vous pouvez activer ce service en cochant la case :

3) Vous devrez ensuite, pour chacun des Créanciers avec comptes PPA, mettre à jour les données à l’onglet PPA. Ces données vous ont été fournies par VoPay.

4) Vous pourrez soumettre vos PPA exactement comme vous le faisiez avec Perceptech.

Notez qu’une prévalidation de données est effectuée chez VoPay vous permettant de corriger certaines erreurs avant la date de prélèvement. Voyez le Manuel de l’utilisateur du Gestionnaire de Prêts Margill (en anglais seulement pour le moment, nos excuses) à compter de la page 230 (https://www.margill.com/margill-loan-manager/user/MLM-User-Guide.pdf) et voir la page 254 pour des explications sur la prévalidation.

Bonne transition!

Équipes Margill / VoPay / Perceptech

[email protected] / [email protected] / [email protected]

Gestionnaire de Prêts Margill / ACCEO

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Document explicatif de Transition de « Perceptech » vers « Transfère ACCEO »

4 septembre 2024

La transition de Perceptech vers Transfère s’effectue en quelques minutes dans Margill. Simplement suivre les instructions ci-dessous et suivre le court « Assistant de transition » dans Margill.

Noter que ACCEO Transphère est la même société que Perceptech mais qu’au niveau technique, Margill considère que ACCEO Transphère est un « nouveau » fournisseur PPA.

1) Télécharger et installez la dernière version du Gestionnaire de Prêts Margill (version 5.6 de septembre 2024 – plusieurs correctifs depuis les versions précédentes) sur www.margill.com/go.

  • Si vous utilisez Margill en mode hébergé dans le Nuage (SAAS), la mise à jour sera effectuée pour vous à compter du mois de juillet. Prière de communiquer avec nous ([email protected]) pour nous aviser de votre date de transition vers Transphère.

2) Un administrateur Margill doit aller dans Outils > Paramètres > section Modules > Paiements préautorisés.

Le fournisseur est actuellement « Perceptech (Canada) ».

Dans le menu déroulant, changer le fournisseur pour « ACCEO Transphere ».

Vous obtiendrez ce message :

Suivre les instructions. Inscrire la date de dernier prélèvement chez Perceptech à l’endroit demandé dans Margill tout en communicant cette date à Perceptech [email protected]. Le message est simple :

  • Notre société XYZ fera son dernier débit avec Perceptech le XX septembre 2024.

Si vous déposez vers plusieurs comptes bancaires, prière de le préciser.

3) Les identifiants et mots de passe de Perceptech seront automatiquement transférés vers le compte Transphere et donc vous n’aurez rien d’autre à faire.

4) Vous pourrez soumettre vos PPA exactement comme vous le faisiez avec Perceptech.

Bonne transition!

Équipe Margill

Gestionnaire de Prêts Margill – Comment obtenir un rapport pour les paiements non payés?

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Q : Comment obtenir un rapport pour les paiements non payés?

R : Il suffit de créer un Rapport transactionnel.

1) Créez un nouveau modèle de rapport. En haut à droite, récupérez au moins l’État de ligne « Pmt non payé » (il pourrait y avoir d’autres États de ligne Pmt non payé).

2) À gauche des « Données transactionnelles », récupérez au moins l’État de ligne, la Date paiement et Pmt prévu. J’ai aussi inclus le montant En souffrance (le solde).

3) Ajoutez ensuite les identifiants du prêt tels que le ID du prêt, l’Emprunteur, etc. (je les ai déplacés vers le haut pour le rapport avec les flèches de droite). Vous pouvez également ajouter une adresse de courriel, un numéro de téléphone, etc. afin que vos ressources à la perception puissent facilement rejoindre les clients. Vous pouvez également envoyer un courriel aux clients directement dans Margill (ou automatiser le processus, mais je n’en discuterai pas ici.).

J’ai nommé mon rapport « Pmts impayés ».  Exécutez-le pour les prêts et la période souhaités. J’ai produit le mien pour janvier 2024 :

J’ai donc 4 paiements impayés.  Notez le montant en souffrance des prêts 10104 et 10392. Cela montre qu’il s’agit de mauvais payeurs puisque le montant (solde) en souffrance est supérieur au paiement impayé actuel. Vous pouvez afficher les totaux et exporter vers Excel ou autre.

Est-ce possible de faire un remboursement à un client qui a trop payé à partir de Margill ?

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Q : Est-ce possible de faire un remboursement à un client qui a trop payé à partir de Margill ?

R:  Voulez-vous dire faire un crédit au client directement dans Margill comme vous faites un débit préautorisé avec Perceptech / Accéo / Transphere (Canada)?

Le réponse est non avec Perceptech / Transphere mais avec notre autre partenaire de paiements électroniques, VoPay, oui c’est possible par eTransfer (Interac). Le crédit peut être jusqu’à 25 000$.

Au niveau du Calendrier de paiements, si le client a trop payé, alors vous pouvez créer un État de ligne de type Capital additionnel – que vous renommez Remboursement au client (remboursera que du capital, mais il est possible aussi de rembourser de l’intérêt) et le montant serait négatif pour faire augmenter le capital et le solde.

Ne jamais oublier d’ajouter à vos rapports et équations mathématiques (pour les rapports) au besoin car ce sont de nouveaux types de transactions.

Gestionnaire de Prêts Margill – Comment éliminer un montant en Souffrance lorsque le solde final est de 0.00

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Q : Je n’arrive pas à appliquer un paiement sur le solde en souffrance dans un prêt. Pourriez-vous m’expliquer comment faire?

R :  Le montant en souffrance est un montant un peu théorique dans des prêts plus complexes ou irréguliers. Le montant est basé sur ce qui est réellement payé (colonne « Paiement’ dans le Calendrier de paiements) versus ce qui devait être payé (colonne « Pmt prévu » dans le Calendrier de paiements).

Si le solde final dans le Calendrier de paiements est de 0,00, alors le montant en souffrance n’est plus vraiment pertinent. Si vous voulez absolument éliminer ce montant, changer, pour un ou plusieurs paiements, le montant du « Pmt prévu  » à 0,00.

Dans cet exemple, un paiement final de 18 471,28 a été fait. Dépendant de l’ordre des opérations pour inscrire ce montant, il se peut que le montant dans la colonne Pmt prévu ait été modifié à 18 471,24 alors que le paiement prévu était en réalité 8803,68.

Donc, simplement changer le montant du Pmt prévu à 8803,68 ou à 0,00 et le montant en souffrance sera éliminé :

Il se peut que le montant du Pmt prévu doive être modifié pour une ou des lignes précédentes puisque le montant en souffrance est trop élevé et que les montants de Pmts prévus aient été mal gérés dans le passé.

Pour pouvoir changer un montant de Pmt prévu il faut avoir des droits :

Notez aussi dans les Paramètres système > États des lignes de paiement, que le Pmt prévu peut être paramétré pour toujours être de 0,00. Ceci est le cas pour des paiements compensatoires (qui compensent des paiements non payés ou partiels) ou pour des paiements supplémentaires, non prévus au contrat :

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Gestionnaire de Prêts Margill – Mise à des données Emprunteur avec les Changements globaux et feuille Excel

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Question : Je dois m’assurer que tous mes prêts ont un nom d’Emprunteur, une adresse, une ville, une province, un code postal et un pays et que certains formats soient respectés. Comment faire ceci facilement dans Margill?

Réponse : Cette opération peut s’effectuer rapidement avec les Changements globaux et par une feuille Excel.

Étapes :

  1. Créer un gabarit dans le rapport « Liste de Dossiers » personnalisé avec toutes les données qui doivent être vérifiées et mise à jour tout en incluant un des Identifiants uniques pour l’Emprunteur dans la première colonne :

 

2) Produire le rapport pour tous les Dossiers (vous pourriez exclure les anciens prêts Fermés ou Archivés – utiliser les Requêtes avancées pour inclure que les prêts désirés et ainsi réduire la taille du rapport si vous avez des milliers d’anciens prêts). Produire le rapport:

Exporter les données vers Excel :

3) Dans Excel, faites le ménage. Je dois éliminer la colonne Devise (si vous avez activé le module multidevises).

  • Lignes 9, 10 et 12 n’ont pas d’Emprunteurs. Soit ajouter l’Emprunteur ou éliminer les lignes
  • Les lignes en duplicata (on les voit facilement avec la colonne B) peuvent toutes être éliminées – ces personnes ont plusieurs prêts – on ne veut que les Emprunteurs et non les prêts

  • Faire le ménage de toutes les données et voici le résultat :

Dans ma situation, je n’ai qu’à mettre à jour la Province, le Pays et le Code Postal. J’élimine donc tout ce qui ne doit pas être mis à jour dans ma feuille Excel tout en conservant absolument l’Identifiant Unique d’Emprunteur qui est la « clé » permettant de lier ma feuille Excel au bon Emprunteur.

Vous auriez des dizaines, des centaines ou des milliers d’Emprunteurs en réalité :

4) Mettre à jour les données colonne par colonne via les Changements globaux pour Emprunteurs :

Dans la fenêtre Principale de Margill aller à Emprunteur sous Fichier > bouton droit de la souris > Changements globaux :

Appuyer sur l’icône Excel. Le ? vous donne des instructions complémentaires par rapport à la simple feuille Excel requise :

 

La colonne A est l’Identifiant unique de l’Emprunteur (et non du Prêt) et la colonne B, la donnée à importer ou à mettre à jour. Dans premier import, nous voulons changer la Province et donc dans le menu de droite, choisir « Emprunteur – Province, État ». Choisir ensuite le fichier Excel en appuyant sur l’icône orange de fichier .

Remarquez que pour les Emprunteurs 10000 et 10003, aucune mise à jour n’est requise car les données sont inchangées (la colonne « Soumettre » ne s’est donc pas cochée).

Appuyer sur le bouton « Sauvegarder » et les données seront mises à jour.

 

 

Par la suite, nous voulons mettre à jour le Pays. Dans Excel, copier les données du Pays dans le colonne B, sauvegarder la feuille, puis importer (j’ai simplement supprimé la colonne Province mais il est sage de ne pas détruire les colonnes ou faire une copie de la feuille Excel avant de supprimer des données). Faites de même pour le Code postal et autres données au besoin, une à une.

Nouveau Manuel de l’utilisateur complet pour le Gestionnaire de Prêts Margill disponible

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Après plusieurs années et un nombre incalculable de nouvelles fonctionnalités, nous sommes heureux de vous offrir le nouveau Manuel de l’utilisateur du Gestionnaire de Prêts Margill pour les versions 5.5 et 5.6.  Le fichier en format PDF, contenant 1173 pages, est surtout un document que vous pouvez consulter pour des aspects spécifiques.  Nous ne nous attendons pas à ce que vous le lisiez au complet… à moins que vous ayez besoin d’un bon somnifère !

Le Manuel est le résultat d’innombrables heures de travail de l’équipe Margill dans le but de vous donner un accès facile à toutes les fonctionnalités du logiciel. Il contient bon nombre d’images et d’exemples pour faciliter sa compréhension.

Vous pouvez consulter ou télécharger le Manuel ici.

Webinaire : Quoi de neuf dans la Version 5.5

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La nouvelle version 5.5 a été lancée le 4 novembre 2022 et est en constante évolution depuis.  On vous propose un résumé des nouveautés dans ce nouveau webinaire.

Pour de plus amples détails concernant cette version, nous vous invitons à visiter la page de Notes de mises à jour.


Webinaire – Quoi de neuf dans la Verion 5.4

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Voyez les nouveautés de la Version 5.4 qui a été lancée entre le 22 janvier et le 15 septembre 2022.

Pour de plus amples détails concernant cette version, nous vous invitons à visiter la page de Notes de mises à jour.


Numérotation automatique de factures

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Q : J’ai créé une facture (par la Fusion de documents) dans Margill pour faire la facturation des frais de gestion annuels et j’aimerais savoir s’il est possible de faire la numérotation des factures automatiquement?

A : Quelques possibilités vous sont offertes dans le Gestionnaire de Prêts Margill

Première méthode :

En utilisant les Changements globaux afin d’importer vos numéros de factures directement dans les Dossiers de vos clients.

Débutons par créer un Champs sur mesure afin d’importer vos numéros de factures.

Dirigez-vous dans Outils > Paramètres > Champs sur mesure > Dossier > Champs illimités (format tableau)

À noter que si vous désirez conserver en mémoire les numéros de factures historiques, vous devrez créer un nouveau champ lors de chaque cycle de facturation (ex. Numéro de facture 2023)(ceci est moins pratique si les factures sont envoyées à chaque mois).

Une fois ce Champ créé, vous pourrez importer vos numéros de factures. Pour ce faire, il vous faudra une liste de vos numéros de Dossiers. Vous pouvez créer cette liste dans Rapports / Listes des dossiers et l’exporter en format Excel.

Une fois dans Excel, il sera facile d’ajouter vos numéros de factures dans le document.

Maintenant mettons à jour vos numéros de factures avec l’outils de Changements globaux. Pour ce faire, cliquez avec le bouton de droit de la souris dans la fenêtre Principale de Margill et sélectionnez l’option de Changements globaux.

Lorsque la fenêtre s’ouvrira, cliquez sur l’icône Excel dans le haut de l’écran.

Par la suite, simplement sélectionner le champ Numéro de facture et le fichier à importer.

Maintenant, il vous sera possible d’ajouter ce champ à vos factures et états de compte.

 

Lors des prochaines facturations, vous n’aurez qu’à importer les nouveaux numéros de factures dans un nouveau champ (avec année et/ou mois) ou dans le champ existant (le numéro de facture sera modifié à chaque envoi).

Seconde méthode :

Vous trouverez que cette méthode est plus rapide et nécessite moins de manipulation. En revanche, le désavantage sera que vous n’aurez pas la même flexibilité que la méthode précédente.

Cette méthode consiste à créer un numéro unique de facture à l’aide de l’identifiant unique de Dossier et, par exemple, le nombre de documents joints à chacun des Dossiers. Plusieurs autres options seraient disponibles tels l’ajout d’une date ou autre.

Pour ce faire, ajoutez les champs suivants à votre facture :

  • Identification GPM du Dossier
  • Nombre de fichiers joints au Dossier

Maintenant, lorsque vous produisez vos factures, il sera important de cocher «Joindre chaque fichier produit au dossier», afin que la numérotation se poursuive correctement.

À vous de voir la technique que vous préférez afin d’obtenir les résultats escomptés. À noter qu’il est totalement possible de combiner les deux techniques. N’hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez des questions concernant la Fusion de documents au [email protected].