GĂ©rer le fonds de roulement de son entreprise en temps de crise

L’organisme de dĂ©veloppement Ă©conomique CIENOV propose un article intĂ©ressant pour les entreprises qui sont affectĂ©es par la crise de la COVID-19. On propose plus du dizaine de consignes pour bien gĂ©rer cette situation extraordinaire, comme par exemple d’Ă©viter de prendre des dĂ©cisions sur le coup de l’Ă©motion et de demander des moratoires de remboursement sur vos prĂȘts.  Vous pouvez lire l’article en suivant ce lien.

12 000 raisons d’utiliser un bon logiciel de gestion de prĂȘts et non un chiffrier

J’adore les feuilles de calcul, elles sont absolument incroyables pour faire tellement de choses.  Elles sont flexibles, puissantes et vous permettent de faire Ă  peu prĂšs n’importe quoi (ou presque). Cependant, comme nous le savons tous, elles peuvent ĂȘtre dangereuses surtout Ă  cause de l’erreur humaine !

J’ai rĂ©cemment implantĂ© le logiciel du Gestionnaire de PrĂȘts Margill (GPM) chez un nouveau client qui utilisait des feuilles de calcul (Excel) pour gĂ©rer ses prĂȘts. Lorsque nous avons importĂ© ses prĂȘts dans le GPM, nous avons remarquĂ© que les intĂ©rĂȘts calculĂ©s dans le logiciel Ă©taient supĂ©rieurs de 6000 $ pour un trimestre (3 mois) comparativement aux donnĂ©es d’Excel.

Lorsque nous avons examinĂ© les formules utilisĂ©es pour calculer les intĂ©rĂȘts, nous avons immĂ©diatement trouvĂ© l’erreur.  Remarquez que le calcul le plus Ă©levĂ©, 245 000 X 14,5% est l’intĂ©rĂȘt pour un an, puis divisĂ© par 12 pour 1 mois et multipliĂ© par 3 pour trois mois (mĂ©thode de calcul de base) :

Dans le deuxiĂšme calcul de la feuille Excel, notez qu’au lieu d’un signe de multiplication dans la formule (12*3), une virgule a Ă©tĂ© insĂ©rĂ©e par erreur (12,3), d’oĂč la diffĂ©rence de prĂšs de 6000$ en intĂ©rĂȘt total pour ces trois mois !

La mĂȘme erreur a Ă©tĂ© reproduite plusieurs fois dans le mĂȘme prĂȘt et dans d’autres prĂȘts, car elle a Ă©tĂ© utilisĂ©e comme modĂšle.

Cette erreur aurait pu coĂ»ter des dizaines de milliers de dollars au prĂȘteur avant d’ĂȘtre repĂ©rĂ©e.

Si l’erreur avait Ă©tĂ© commise dans l’autre sens, soit Ă  l’avantage du prĂȘteur, des rĂ©percussions juridiques encore plus graves auraient pu en rĂ©sulter, surtout s’il s’agit d’un prĂȘt Ă  la consommation.

Donc, si vous utilisez des feuilles de calcul, soyez prudent !  Encore mieux, investissez dans une solution de gestion de prĂȘts appropriĂ©e.  Le simple fait de trouver cette erreur a payĂ© plusieurs fois le coĂ»t du Gestionnaire de PrĂȘts Margill pour l’utilisateur.

Voir aussi ces textes (en anglais) :

Comment reporter les paiements et les intĂ©rĂȘts pour donner Ă  vos emprunteurs une marge de manƓuvre en raison de la pandĂ©mie de COVID 19

Q: Comment puis-je reporter paiements et intĂ©rĂȘts dans le Gestionnaire de PrĂȘts Margill?

R: Ceci peut facilement s’effectuer dans le logiciel, et en bloc pour les prĂȘts normaux, avec paiements rĂ©guliers, Ă  intervalle rĂ©gulier, sans frais ou taxes Ă  chaque paiement.  Vous n’avez donc gĂ©nĂ©ralement pas Ă  modifier les prĂȘts individuellement Ă  moins que vous ayez des scĂ©narios irrĂ©guliers. Ceux-ci devront ĂȘtre modifiĂ©s en bloc partiellement et individuellement selon le type de changement requis.

Dans la derniĂšre version 5.1 (disponible depuis le 23 mars 2020), nous avons crĂ©Ă© un outil spĂ©cifique permettant de modifier le taux d’intĂ©rĂȘt Ă  0,00% ou de le rĂ©duire de x% pour une pĂ©riode de temps.

REMARQUE : Si vous ne souhaitez pas accorder aux emprunteurs un congĂ© d’intĂ©rĂȘt, ignorez l’Ă©tape 1. Le taux d’intĂ©rĂȘt restera inchangĂ© et les intĂ©rĂȘts courus seront composĂ©s si vous calculez en intĂ©rĂȘt composĂ©. Si vous utilisez la mĂ©thode intĂ©rĂȘt simple, vous pouvez Ă©galement capitaliser cet intĂ©rĂȘt avec le clic droit de la souris sur la derniĂšre ligne de congĂ© de paiement (paiement = 0,00) :

Étapes :

Étape 0 : Faire une copie de sauvegarde de vos donnĂ©es avant tout : Outils > 

  1. Changer le taux d’intĂ©rĂȘt Ă  0,00 (ou Ă  un autre taux)
  2. Dans l’outil « Enregistrer Pmts », exporter les paiements Ă  ĂȘtre « annulĂ©s » (reportĂ©s)
  3. Enregistrer paiements Ă  0,00 (ou autre montant) dans l’outil « Enregistrer Pmts ».
  4. Ajouter nouveaux paiements (reportĂ©s) Ă  la fin du prĂȘt


1. Changer le taux d’intĂ©rĂȘt Ă  0,00% (ou Ă  un autre taux)

Voici un exemple :

Calendrier de paiements avant que l’intĂ©rĂȘt soit changĂ© Ă  0,00% pour 3 mois :

Nous dĂ©sirons arrĂȘter de charger les intĂ©rĂȘts pour les mois d’avril, de mai et de juin pour les prĂȘts surlignĂ©s en bleu ci-dessous.

Dans la fenĂȘtre Principale de Margill, sĂ©lectionner (mettre en surbrillance) les prĂȘts dĂ©sirĂ©s. Ensuite, utiliser le raccourci « Ctrl Alt Maj i ». La fenĂȘtre suivante apparaĂźtra avec la nouvelle option « Ajout date de fin du changement de taux ». En temps normal, c’est un peu difficile Ă  comprendre pourquoi on utiliserait une telle option puisque c’est quasi illogique
  Nous allons probablement retirer cette option dans la version 5.2


Inscrire comme ceci :

On vous demandera de faire une sauvegarde – faites la sauvegarde des fois que vous entreriez de mauvaises dates – vous ne voudriez pas ĂȘtre obligĂ© de rechanger votre taux d’intĂ©rĂȘt manuellement, prĂȘt par prĂȘt !

Dans l’exemple suivant, on remarque qu’il y a deux nouvelles lignes « Changement taux ». Donc, le taux de 0,00% Ă  compter du 2020-04-01 redevient 7,98% le 2020-07-01 (nous avons temporairement affichĂ© la colonne « Date dĂ©but » qui est normalement cachĂ©e) :

 

2. Dans l’outil « Enregistrer Pmts », exporter les paiements Ă  ĂȘtre « annulĂ©s » (reportĂ©s)

PremiĂšrement, identifier tous les paiements Ă  ĂȘtre reportĂ©s. Aller Ă  Outils > Enregistrer Pmts (un outil trĂšs puissant!), sĂ©lectionner la boĂźte « Utiliser un intervalle de dates » et inscrire les dates appropriĂ©es pour trouver ces paiements.  Cliquer ensuite sur « RafraĂźchir ».

Voici tous les paiements que nous désirons reporter.

Cliquez sur le bouton droit de la souris dans cette fenĂȘtre et « Exporter vers Excel » – sauvegarder le fichier que nous utiliserons Ă  l’étape 4 pour rĂ©importer les paiements reportĂ©s.

 

3. Enregistrer paiements Ă  0,00 (ou autre montant) dans l’outil « Enregistrer Pmts ».

Demeurer dans l’outil « Enregistrer Pmts » avec la liste courante des paiements. Cliquer sur le bouton droit de la souris pour choisir cette option :

Vous auriez pu Ă©galement cliquer sur « SĂ©lectionner tout » (en bas Ă  droite) et l’option de changer les États de ligne aurait Ă©tĂ© disponible tel qu’avec le bouton droit de la souris.

Remarquer l’État de ligne spĂ©cial « Pmt ReportĂ© (0,00) » qui est disponible. Ceci aurait Ă©tĂ© crĂ©Ă© Ă  l’avance dans Outils > ParamĂštres > ParamĂštres systĂšme (Administrateur) > États des lignes de paiements (ceci est une ligne de type « Paiement non payé » qui doit ĂȘtre = 0,00) :

Des Frais automatiques ne seront pas appliquĂ©s Ă  cet État de ligne – contrairement Ă  l’État de ligne « Pmt non payé » pour laquelle une rĂšgle ajoutant des frais aurait pu ĂȘtre activĂ©e.

Le montant total des paiements reportés dans ce cas est de 23 587,83 $.

Prenez note : Si vous gĂ©rez les montants en souffrance, vous devez modifier les montants de la colonne « Pmt prĂ©vu » Ă  0,00 pour chacun des paiements sinon ces montants deviendront en souffrance. Ceci peut devenir une tĂąche relativement longue Ă  accomplir si vous en avez des centaines ou des milliers Ă  modifier. À partir de la version 5.2, vous pouvez spĂ©cifier que le «Pmt prĂ©vu» pour les États de ligne spĂ©cifiques doit = 0,00. Ceci vous fera gagner Ă©normĂ©ment de temps puisque le « Pmt prĂ©vu » deviendra automatiquement 0,00 (allez dans Outils > ParamĂštres > États de ligne de paiement > cocher la colonne « Pmt prĂ©vu = 0 » pour l’État de ligne « Pmt reportĂ© (0,00) » (tel que nommĂ©)).

Si vous ne faites pas ceci en version 5.2, double cliquer sur chacun et supprimer :

Cliquer ensuite sur « Soumettre ». La fenĂȘtre deviendra vide aprĂšs le traitement des paiements et les Dossiers seront mis Ă  jour. Ils sont dĂ©sormais gĂ©rĂ©s et les paiements sont de 0,00. Dans notre exemple, noter un solde de fin en raison des trois paiements reportĂ©s :

 

4. Ajouter nouveaux paiements (reportĂ©s) Ă  la fin du prĂȘt

L’ajout des paiements reportĂ©s Ă  la fin du prĂȘt est l’Ă©tape la plus longue en raison des dates Ă  insĂ©rer.

Pour rĂ©importer les paiements dans Margill, il faut utiliser de nouveau l’outil « Enregistrer pmts » mais avec l’option « Import en lot » permettant l’importation de nouveaux paiements via une feuille Excel.

Tout ce dont on a besoin pour rĂ©importer les paiements reportĂ©s vers chacun des prĂȘts individuellement sont les 3 colonnes (et autres colonnes optionnelles) suivantes :

    • Colonne A – l’identifiant du Dossier
    • Colonne B – la date du paiement reportĂ©
    • Colonne C – le montant du paiement reportĂ©

Il faut maintenant modifier la feuille Excel. Supprimer la plupart des colonnes et conserver que les trois importantes mĂȘme si les Dates de paiement sont les dates originales. Noter la colonne Ă  droite nommĂ©e « Dernier paiement > 0,00 » – conserver cette colonne afin de connaĂźtre la derniĂšre ligne du Calendrier de paiements (ayant un montant de paiement de plus de 0,00) comme rĂ©fĂ©rence pour votre prochaine date de paiement (j’ai dĂ©placĂ© et changĂ© en rouge puisque cette colonne est temporaire) :

Dans l’exemple du prĂȘt 15687, le dernier paiement aurait Ă©tĂ© le 2021-04-07 alors j’ai ajoutĂ© mon premier paiement reportĂ© un mois aprĂšs et j’ai ajoutĂ© un autre mois pour chacun des deux prochains paiements. Une personne connaissant trĂšs bien Excel peut probablement crĂ©er une mĂ©thode afin de peupler les nouvelles dates plus rapidement, avec la fonction EDATE (MOIS.DECALER en français – vori encadrĂ© ci-dessous) par exemple, ou pour les paiements hebdomadaires, en ajoutant 7, 14, 21 jours Ă  la derniĂšre date de paiement.

Pour voir la frĂ©quence des paiements (bien que l’on puisse le constater par la sĂ©quence des dates de paiements originales), j’ai affichĂ© la FrĂ©quence des paiements dans ma fenĂȘtre Principale du Gestionnaire de PrĂȘts Margill.

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Utilisation de la fonction MOIS.DECALER (EDATE) dans Excel

Si vous avez un nombre relativement important de paiements Ă  ajouter Ă  la fin de chacun des prĂȘts,
il vaut vraiment la peine d’utiliser la fonction MOIS.DECALER qui permet d’ajouter rapidement
un ou des mois en fin de Calendrier

Le prĂȘt 15682 ci-dessou se termine le 2021-05-07. On doit donc ajouter un mois aprĂšs cette date d’oĂč la formule :
=MOIS.DECALER(B2;1) oĂč B2 est la cellule et 1 est + 1 mois

Ensuite on doit ajouter 2 mois pour l’avant-dernier paiement
=MOIS.DECALER(B3;2) 2 Ă©tant + 2 mois

Finalement ajouter 3 mois pour le nouveau dernier paiement
=MOIS.DECALER(B4;3) 3 étant + 3 mois

La colonne F n’est pas pertinente – ne sert qu’Ă  montrer le nombre de mois qui doivent ĂȘtre ajoutĂ©s

Les formules peuvent ĂȘtre copiĂ©es pour chacun des « trios ». ATTENTION de toujours avoir
des 1, 2, 3 et non des 5, 6, 7, 8, etc…. dans les formules subsĂ©quentes pour l’ajout des mois.

Une fois les 3 nouvelles dates toutes calculées, simplement copier
la colonne « Formule » et « Collage spécial » de « Valeurs » dans la colonne B

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Ma feuille Excel est maintenant prĂȘte pour l’importation. Notez que j’ai ajoutĂ© un commentaire dans la colonne E. La colonne F devrait ĂȘtre supprimĂ©e.

J’ai aussi fait une erreur volontairement avec le Dossier 15687 – j’ai inscrit 2018 au lieu de 2022
 Il y a Ă©galement une erreur de date pour le Dossier 15688.

Aller dans Outils > Enregistrer Pmts > Import en lot > Import de nouveaux paiements. Sélectionner la feuille Excel dans la section « Fichier à importer ».  Utiliser le bouton .

Une nouvelle liste de tous les paiements reportés et dates apparaßtra.

Le Dossier 15687 indique une erreur car il s’agit de « Paiements Ă  venir » ce qui est interdit avant des « Paiements faits ». La date du Dossier 15688 doit Ă©galement ĂȘtre corrigĂ©e.

Une fois les corrections effectuées dans la feuille Excel, il faut réimporter. Notez que le total prévu (23 587,83) est réimporté. Cliquer sur « Insérer lignes ».

Si tout est conforme, vous aurez ce message :

Dans notre exemple on constate que les lignes 27 Ă  29 on Ă©tĂ© ajoutĂ©es. Notez la diffĂ©rence de 0,71 (Solde). Ceci est probablement dĂ» au changement du taux d’intĂ©rĂȘt au dĂ©but et Ă  la fin du mois contrairement Ă  un changement seulement Ă  compter du paiement le 7 du mois. Vous pouvez ajuster le dernier paiement au besoin (cochez et dĂ©cochez Solde = 0,00).

VoilĂ ! Vous avez accordĂ© un petit rĂ©pit Ă  vos clients
  Plusieurs en auront sĂ»rement besoin Ă  cause de cette pandĂ©mie.

Soyez prudents!

Marc Gélinas, Président

À NOTER:

Depuis la version 5.2 seulement, les Frais de colonne (frais ou taxes mensuels par exemple) peuvent ĂȘtre rĂ©importĂ©s avec l’import en lot via Excel mais Ă  titre de montants seulement (et non comme formules). Ceux-ci peuvent ĂȘtre inscrits dans les colonnes S, T, U et V.

L’impact du coronavirus sur les emprunteurs et les prĂȘteurs

Alors que les entreprises du monde entier continuent d’Ă©valuer et de rĂ©agir Ă  l’Ă©pidĂ©mie de COVID-19, les consĂ©quences du virus ont de plus en plus d’impact sur les entreprises Ă  l’Ă©chelle mondiale.  Voici un article intĂ©ressant sur le sujet, en anglais.